Infiintarea, autorizarea si functionarea in Romania a reprezentantelor societatilor comerciale si organizatiilor economice straine

Caracteristicile distinctive ale reprezentantelor sunt urmatoarele :
* - reprezentantele apartin societatilor comerciale si organizatiilor economice straine.
* - Societatile comerciale si organizatiile economice straine inseamna persoanele juridice nerezidente in Romania precum si orice alte entitati, care sunt inregistrate in strainatate ( conform def. de la art.1(3) lit.a ) din Ordonanta Guv. Nr.83/1998 privind impunerea unor venituri realizate din Romania de persoane fizice si juridice nerezidente), numite de noi, in cele ce urmeaza, firme straine ;
* - reprezentantele firmelor straine sunt constituite in scopul de a face reclama in Romania firmei straine care a infiintat-o, de a furniza informatii pentru cercetari stiintifice sau pentru activitati analoge care au un caracter preparator sau auxiliar pentru firma straina care a infiintat reprezentanta respectiva ;
* - reprezentantele nu au statut de agent dependent al unei firme straine deoarece ele apartin in totalitate firmelor straine. Prin agent dependent se intelege persoana fizica, juridica sau orice alta entitate distincta, care nu apartine firmei straine, dar care actioneaza in Romania in numele unei firme straine si are imputernicirea de a incheia in mod curent contracte in numele firmei straine cu parteneri din Romania ;
* - reprezentantele exercita atributii de mandatar cand incheie acte juridice cu terte persoane din tara de sediu in numele si pe seama societatii comerciale care a mandatat-o ;
* - reprezentantele exercita atributii de comisionar cand actioneaza fata de terti in nume propriu dar pe seama societatii emitente ;
* - reprezentantele nu sunt abilitate sa faca fapte de comert ;

Tipuri de reprezentante :
In functie de numarul de persoane angajate in cadrul reprezentantei, reprezentantele sunt clasificate in patru tipuri, astfel :

• sunt considerate reprezentante de tip A cele care folosesc 1-2 persoane ;
• sunt considerate reprezentante de tip B cele care folosesc 3-5 persoane ;
• sunt considerate reprezentante de tip C cele care folosesc 6-8 persoane ;
• sunt considerate reprezentante de tip D cele care folosesc mai mult de 8 persoane.

Nu intra in numarul persoanele pe baza caruia se stabileste tipul de reprezentanta personalul auxiliar si de serviciu (secretara, dactilografa, soferul, stenodactilografa, telexistul, curierul, muncitorul calificat, femeia de serviciu).

Etapele infiintari reprezentantelor sunt:

• depunerea cererii pentru autorizare;
• emiterea autorizatiei de functionare, inregistrata la Camera de comert si Industrie;
• eliberarea codului fiscal.

Cererea pentru autorizarea de functionare a reprezentantei se adreseaza Ministerului Industriei si Comertului de catre societatea comerciala straina, in care vor fi mentionate :

• sediul social al firmei straine ;
• obiectul activitatii reprezentantei in concordanta cu obiectul de activitate al societatii solicitante ;
• durata de functionare a reprezentantei ;
• numarul si functiile persoanelor propuse a se incadra la reprezentanta ;

In cazul in care aceste persoane sunt straine, in cerere se va mentiona: nume, prenume si domiciliul lor in strainatate, functia pe care o au la societatea comerciala sau organizatia economica straina si functia pe care o au la reprezentanta.
In cazul persoanelor romane care lucreaza in cadrul reprezentantei, acestea nu pot cumula si o alta functie intr-o unitate de stat cu sediul in Romania.

La cererea pentru autorizarea de functionare a reprezentantei vor fi anexate urmatoarele acte ( documentatia) :

• originalul atestarii din partea camerei de comert sau al altui organ din tara in care isi are sediul firma straina, prin care sa se confirme existenta legala, obiectul activitatii si capitalul social al acestei firme;
• o confirmare de bonitate din partea bancii prin care isi desfasoara principalele operatiuni financiare firma straina in cauza ;
• statutul sau alte acte privind forma de organizare si modul de functionare al firmei straine ;
• imputernicirea autentificata privind reprezentantii desemnati sa angajeze valabil societatea care a cerut autorizatia ;
• dovada depunerii in devize convertibile a sumei de 1.200 dolari SUA reprezentand taxa de timbru aferenta cererii si eliberarii autorizatiei respective. Aceasta taxa de timbru este aferenta unui an calendaristic iar eliberarea de autorizatii de functionare pe o perioada mai mare de un an calendaristic iar eliberarea de autorizatii de functionare pe o perioada mai mare de un an se face numai cu perceperea taxei proportional cu numarul de ani prevazuti in cererea de autorizare. Eliberarea autorizatiei de functionare in cursul anului se face cu perceperea din taxa anuala de timbru a sumei corespunzatoare trimestrelor ramase pana la finele acelui an, inclusiv trimestrul in curs.

Majorarea cu 10% a taxei de timbru are loc atunci cand reprezentanta firmei straine solicita sa efectueze sau sa intermedieze activitati de comert exterior si pentru alte firme straine decat cea pe care o reprezinta.

In termen de 30 de zile de la data inregistrarii cererii, Ministrul Industriei si Comertului emite autorizatia sau motivat o respinge.

Autorizatia pentru functionare cuprinde :

• obiectul de activitate al reprezentantei ;
• conditiile de exercitare a activitatii ;
• durata de functionare a reprezentantei ;
• sediul reprezentantei ;

In perioada stabilita pentru analizarea cererii de eliberare a autorizarii de functionare a unei reprezentante pot apare urmatoarele situatii :

• renuntarea de catre firma straina la cerera de autorizare inainte de aprobarea eliberarii acestei autorizatii de catre Ministerul Industriei si Comertului ;
• respingerea de catre Ministerul Industriei si Comertului a cererii de autorizare de functionare a reprezentantei firmei straine.

In cazurile prezentate mai sus firmei straine i se restituie 80% din taxa de timbru platita pentru autorizare.

Nu se restituie taxa de timbru cand :

• firma straina renunta la autorizatia aprobata pentru functionarea reprezentantei, sau
• Ministerul Industriei si Comertului retrage aceasta autorizatie in conditiile prevazute la « Incetarea functionarii reprezentantei »

In termen de 15 zile de la data eliberarii autorizatiei, reprezentanta se inregistreaza la : Camera de Comert si Industrie a Rom. Pentru inregistrarea la aceasta institutie este necesar sa se prezinte originalul autorizatiei de functionare eliberat de Ministerul Industriei si Comertului si o copie dupa aceasta autorizatie. Originalul se va viza de catre Camera de Comert si Industrie a Rom., fiind inapoiat reprezentantei, iar copia va ramane la aceatsa institutie. Reprezentantii societatii sunt obligati sa depuna la Oficiul Registrului comertului semnaturile lor, in termen de 15 zile de la data inmatricularii societatii, daca au fost numiti prin actul constitutiv, iar cei alesi in timpul functionarii societatii, in termen de 15 zile de la alegere

Administratia Financiara in a carei raza teritoriala isi are sediul si de la care va primi cod fiscal de platitor de impozite si taxe. Pentru a primi cod fiscal, reprezentanta trebuie sa prezinte urmatoarele documente : originalul autorizatiei de functionare vizat si de Biroul Reprezentante din cadrul Directiei Generale a Finantelor Publice si Controlului Financiar de Stat judeteana, o copie dupa aceasta autorizatie vizata, doua formulare IMP, unul fiind completat cu datele reprezentantei din Romania a firmei straine, iar celalalt fiind completat cu datele firmei din strainatate.

Firmele straine reprezentate in Romania au obligatia sa comunice Ministerului Industriei si Comertului in termen de cel mult 30 de zile eventualele modificari intervenite in obiectul lor de activitate, capitalul social sau sediul si sa solicite modificarea autorizatiei de functionare a reprezentantelor lor din Rom.

Reinnoirea autorizatiilor de functionare a reprezentantelor se face anual sau la expirarea perioadei pentru care s-a solicitat autorizatie de functionare.

Reinnoirea autorizatiilor este supusa taxei anuale de timbru mentionate mai sus, cu respectarea acelorasi dispozitii mentionate anterior privind intocmirea cererii de eliberare a autorizatiei de functionare si a actelor necesare la depunerea acestei cereri la Ministerul Industriei si Comertului.

In cazul in care, prin conventii de evitare a dublei impuneri sau prin alte acorduri internationale la care Romania este parte, sunt stabilite alte conditii de autorizare si functionare a reprezentantelor, vor fi aplicate dispozitiile din acele conventii sau acorduri.

Incetarea functionarii reprezentantei are loc atunci cand :

• Firma straina inceteaza a mai functiona;
• Firma straina dispune incetarea activitatii reprezentantei, caz in care va instiinta despre aceasta Ministerul Industriei si Comertului;
Lichidarea activitatii reprezentantei se va efectua in termen de 90 de zile de la instiintare.
• Retragerea autorizatiei de functionare a reprezentantei de catre Ministerul Industriei si Comertului pentru urmatoarele motive :
  1. nerespectarea obligatiilor fiscale ;
  2. incalcarea de catre personalul reprezentantei a dispozitiilor legale din Romania privind ordinea publica ;
  3. depasirea obiectului de activitate prevazut de autorizatie ;

Ministerul Industriei si Comertului va notifica firmei straine, precum si reprezentantei, retragerea autorizatiei de functionare, acordand un termen de 90 de zile pentru lichidarea activitatii reprezentantei.

Obligatiile reprezentantei unei firme straine sunt urmatoarele :

• efectueaza in numele firmei straine numai actele juridice si activitatile conforme cu obiectul de activitate stabilit prin autorizatia de functionare, fara a fi abilitate de a efectua in nume propriu fapte de comert ;
• reprezentanta autorizata sa functioneze are obligatia de a cere in scris, in caz ca doreste, modificarea si / sau inregistrarea obiectului de activitate inainte de a proceda la activitati diferite de obiectul stabilit initial ;
• reprezentanta desfasoara activitatea cu respectarea dispozitiilor legale in vigoare, referitoare la domeniul economico-financiar, valutar si al ordinii publice.
• Reprezentanta plateste impozite si taxe pentru activitatea desfasurata in Romania, stabilite in conditiile legii.
  Astfel reprezentanta unei firme straine plateste urmatoarele impozite si taxe :
  1. impozit pe venitul reprezentantei potrivit prevederilor Ordonantei Guvernului nr.26 / 1996 aprobata prin Legea nr.29 / 1997 ;
  2. impozit pe cladiri in cazul in care reprezentanta este proprietara cladirii in care isi are sediul ;
  3. taxa pe mijloacele de trasport care apartin reprezentantei, potrivit prevederilor privind impozitele si taxele locale, cu modifiacrile ulterioare. Reprezentanta are obligatia de a inregistra mijloacele de transport la administratia fiscala pe a carei raza teritoriala se afla inregistrata reprezentanta.
  4. taxa pe valoarea adaugata pentru aprovizionari de bunuri si servicii, dar nu au dreptul de rambursare a TVA pentru acestea.
• Conduc evidenta contabila - conducerea contabilitatii in partida simpla pentru reprezentantele din Romania ale societatilor comerciale si organizatiilor economice straine.
• Efectueaza operatiuni financiar-bancare prin conturi din valuta deschise la banci din Romania cu respectarea legislatiei in vigoare in acst domeniu, conform prevederilor Regulamentului valutar emis de Banca Nationala a Romaniei.

Impunerea reprezentantelor se face dupa doua metode; Metoda 1 - se stabileste venitul anual impozabil efectiv realizat prin scaderea din comisioanele primite de la firmele straine care le-au infiintat a cheltuielilor reprezentantei necesare desfasurarii activitatii ( salarii, chirii, iluminat, telex, telefon, materiale de intretinere si altele ), dovedite cu acte justificative.
Asupra venitului impozabil astfel determintse aplica cota de impozit de 16% rezultand suma impozitului de plata.
Metoda 2 - Se stabileste venitul impozabil anual al reprezentantei functie de tipul reprezentantei asupra acestuia aplicandu-se cota de impozit de 16%.
Normele de venit prevazute se actualizeaza, anual, prin ordin al ministrului finantelor, in functie de rata inflantiei si de cursul de schimb al leului.

Atunci cand venitul impozabil efectiv realizat, determinat conform primei metode este sub nivelul normei de venit corespunzatoare tipului de reprezentanta respectiv, impozitul se calculeaza conform celei de-a doua metode.
Impozitul pe venitul determinat dupa prima metoda ( ca diferenta intre comisioane si cheltuieli efectuate pentru exercitarea activitatii ) nu poate fi mai mic decat impozitul aferent normelor de venit, stabilite pe tipuri de reprezentante, in functie de numarul de persoane care lucreaza in cadrul acestora.
Daca in cursul unui an fiscal au loc modificari de personal care vor influenta tipul de reprezentanta, aceasta are obligatia de a depune o noua declaratie de impunere, in cursul lunii in care a intervenit modificarea respectiva. In acest caz, impozitul pe venitul anual se recalculeaza incepand cu data de 1 a lunii in care a intervenit modificarea. Ratele de impozit ramase de plata pana la expirarea anului fiscal se vor influenta cu diferentele rezultate din recalcularea impozitului pe venit si se vor plati termenele stabilite.

Reprezentantele sunt obligate sa conduca urmatoarele evidente :

• Evidenta veniturilor si cheltuielilor
Anual vor incheia pentru anul precedent bilant si cont de profit si pierderi din care sa rezulte toate veniturile si cheltuielile reprezentantei din anul expirat.
Pentru veniturile realizate din comisioane se va intocmi « factura », formular financiar-contabil comun pe economie, utilizat de neplatotorii de TVA, iar cheltuielile efectuate de reprezentanta vor fi dovedite cu acte justificative prevazute in Nomenclatorul privind modelele registrelor si formularelor tipizate comune privind activitatea financiara si contabila, aprobat prin Hotararea Guvernului nr.704/1993 pentru aprobarea unor masuri de executare a Legii contabilitatii nr.82/1991, precum si cu alte documente financiar-contabile, aprobate in conformitate cu reglementarile in vigoare.
Conducerea contabilitatii in partida simpla se realizeaza cu ajutorul registrului-Jurnal de incasari si plati, care se vizeaza de directiile generale ale finantelor publice si controlului financiar de stat judetene si a numicipiului Bucuresti la inceperea activitatii, la incetarea activitatii, precum si anual.
Evidenta persoanelor care activeaza in cadrul reprezentantei.
Plata impozitului anual se face in patru rate egale, pna la 28(29) februarie, 15 mai, 15 august si 15 noiembrie inclusiv. Diferentele de impozit constatate in plus de organele fiscale ca urmare a controlului asupra declararii venitului se platesc in termen de 15 zile de la data comunicarii instiintarii de plata.
In cazul incetarii activitatii unei reprezentante, in cursul anului, impozitul definitiv datorat de reprezentanta se plateste in termen de 5 zile de la data comunicarii instiintarii de plata.
Plata impozitul pe venit, a majorilor de intarziere si a eventualelor amenzi contraventionale se efectueaza in lei proveniti din schimb valutar, la cursul de schimb al pietei valutare comunicat de Banca Nationala a Romaniei din ziua precedenta, Dovada platii obligatiilor fiscale se face cu documentul emis de societatea bancara la care reprezentanta are deschis contul in valuta. In acest document se va mentiona si contul in care societatea bancara vireaza contravaloarea in lei a valutei.
Impozitul pe venitul reprezentantelor, majorarile de intarziere si amenzile constituie venit la bugetul de stat.

Honorius E. Circa, avocat Baroul Bucuresti
hcirca@gmail.com

Alte articole de Honorius Circa